Nos meilleurs conseils pour une veille technologique efficace

La veille technologique (ou veille scientifique/technique) consiste à surveiller de manière systématique les évolutions dans un secteur d’activité donné. Elle comprend les activités de collecte d’informations permettant d’anticiper les innovations en matière de dépôt de brevets, de lancement de nouveaux produits, matériaux, processus, concepts, etc.
La veille technologique est une étape clé dans la réalisation de tout projet de R&D, mais également en vue de rédiger le dossier de Crédit Impôt Recherche. Dans cet article, nous vous proposons des pistes pour élaborer une stratégie de veille technologique efficace, que ce soit pour mener à bien votre projet de R&D ou pour constituer votre demande de CIR.

Où et comment chercher pour réaliser une veille technologique efficace ?

L’étude de la littérature scientifique constitue le point de départ sur lequel se construit un projet de R&D. Il s’agit d’une étape importante car une mauvaise identification des connaissances disponibles sur le sujet peut amener à engager du temps et des fonds importants pour développer une connaissance déjà détenue ailleurs. La difficulté principale réside dans le fait que l’information est parfois délicate à trouver, surtout lorsqu’on dispose de peu de temps et que l’on souhaite éviter de se perdre parmi les centaines de milliers d’articles scientifiques publiés chaque année.
Afin d’avoir un premier aperçu de la documentation disponible sur votre sujet et surtout, d’élaborer et délimiter votre stratégie de veille technologique, vous devrez vous poser les bonnes questions :

  • Est-ce que vous êtes sur un sujet particulièrement répandu dans la littérature scientifique ?
  • Est-ce que vous êtes sur un sujet très original ?
  • Êtes-vous en marge d’un sujet très documenté ou bien dans sa continuité ?
  • Combien y a-t-il de publications disponibles sur le sujet ?
  • Ce nombre évolue-t-il rapidement ?
  • De quand datent les publications sur votre thématique en moyenne ?
  • Est-ce un sujet « à la mode » ?

Suite à cette réflexion, identifiez les articles dont les titres vous semblent intéressants vis-à-vis de votre problématique, lisez les abstracts correspondants (résumés des articles) puis intéressez-vous davantage aux articles ayant retenu votre attention. Suite à cela, pensez à conserver les références de ces articles et à noter les éléments importants afin de pouvoir exploiter plus rapidement ces informations par la suite.
Vous pouvez également utiliser des logiciels spécifiques de gestion des références tels que EndNote, Zotero ou Mendeley, qui permettront une gestion efficace d’un grand volume de documents.

L’état des connaissances scientifiques actuelles se dresse principalement en consultant des publications scientifiques (articles) que l’on trouve dans des journaux spécialisés. L’accès est la plupart du temps payant, mais un abonnement à quelques revues de votre domaine constitue un prérequis fondamental à l’efficacité de votre veille technologique. De plus, des plateformes telles que Web of Science ou Google Scholar vous permettent d’effectuer une recherche d’articles dans de très nombreux journaux.
Ces recherches s’effectuent par mots-clés (en anglais pour plus de résultats) et il convient donc d’identifier clairement le champ lexical de votre recherche.
Pensez aussi à vérifier ce qui est publié sur votre sujet précis mais également sur des sujets connexes, sur des méthodes que vous utilisez (même si la finalité des auteurs est différente de la vôtre), etc.

Soyez critiques dans la sélection des sources !

Lors de vos recherches, soyez attentifs à vos sources. Les journaux sont notés selon un facteur d’impact (impact factor) permettant une comparaison relative entre les sources. Un impact factor élevé est généralement gage de qualité car il signifie que les publications sont passées par un comité de sélection très sévère, avec un taux de rejet important. Ainsi, méfiez-vous des éditions en ligne sans comité de lecture.
Intéressez-vous également à la date de publication de l’article ainsi qu’aux références citées : de quand date la publication ? Y a-t-il eu beaucoup d’évolutions technologiques dans le secteur depuis ? Mais également, sur quelles publications les auteurs s’appuient-ils dans leur travail ? Ces références proviennent-elles de journaux prestigieux ou spécialisés dans le domaine ?
Il est donc nécessaire d’établir votre stratégie de veille technologique de sorte à effectuer un tri rigoureux et à ne conserver que les informations pertinentes et fiables.

La veille technologique, un travail au quotidien

Tout comme la veille concurrentielle, la veille technologique est un travail qui s’effectue tout au long du projet afin d’être au fait des dernières avancées scientifiques liées à votre activité. Au pire, vous passerez à côté d’informations cruciales, et au mieux, cela vous permettra de faire évoluer votre projet en fonction des dernières avancées scientifiques disponibles et donc de bénéficier des résultats des travaux d’autres chercheurs de la communauté scientifique.
Pensez également à ajouter des alertes automatiques sur certains mots-clés afin d’être toujours informé de la parution de nouveaux articles traitant de votre sujet.
Enfin, la veille technologique est une activité collaborative dont les résultats doivent être partagés régulièrement entre les différents membres impliqués dans le projet, afin de faire circuler l’information et d’en avoir une vision commune. N’hésitez donc pas à avertir vos collaborateurs de vos recherches et à leur demander de vous tenir informé des leurs.

La publication scientifique, au cœur de la stratégie de veille technologique

Les publications scientifiques sont considérées comme les supports de diffusion d’information scientifique les plus qualitatifs. Toutefois, vous pourrez également vous procurer des informations pertinentes via des livres, qui vous donneront généralement du contenu moins spécifique que les publications mais qui vous permettront d’acquérir rapidement une vision globale du domaine.

Vous pouvez également consulter des reviews, ces publications spécifiques qui réalisent un état de l’art des connaissances sur une thématique précise à un moment donné. Les reviews constituent une source d’information précieuse pour votre veille technologique, car en plus de vous apporter de l’information, elles listent les publications pertinentes dans le domaine et vous guident ainsi dans vos lectures. Pensez également à aller chercher du côté de l’état de l’art et la liste de références bibliographiques présents dans les thèses. Les rapports de conférences scientifiques sont eux aussi une source d’information concise et ciblée sur un sujet très précis.
Enfin, les brevets peuvent aussi apporter des indications précieuses sur les technologies existantes. Misez sur l’utilisation de bases de données pour rechercher l’information de manière efficace. L’Etat a également mis en ligne l’Atlas des Brevets, pour mettre à disposition l’information sur la publication de brevets en France.

L’état de l’art : la synthèse de votre veille technologique

La veille technologique est une étape clé dans la constitution du rapport scientifique du CIR. En effet, afin de valider l’éligibilité scientifique au CIR des opérations de R&D effectuées, il faut mettre en avant l’originalité du projet par rapport aux connaissances existantes dans le domaine concerné et ce, au niveau mondial. Sauf que pour pouvoir se positionner, encore faut-il avoir identifié et analysé ces connaissances …
Si la veille technologique est suivie de la rédaction d’un dossier scientifique du CIR, il faut synthétiser les principales conclusions de la veille pour obtenir un état de l’art structuré et étoffé. Pour cela, pensez à bien décrire les principaux travaux en lien avec votre problématique afin d’en identifier les limites et ainsi faire ressortir les verrous scientifiques du projet dans un second temps.

Pour rappel, les dépenses de veille technologique sont éligibles au titre du CIR à hauteur de 60 000€ au titre du CIR, et donc intégrables pour ce moment à l’assiette déclarée. Toutefois, elles ne sont éligibles qu’à la condition d’être effectuées dans l’optique d’opérations de R&D éligibles.
D’après le Guide du CIR 2018, les dépenses de veille technologique reconnues au titre du CIR sont :

  • les dépenses d’abonnement à des revues scientifiques et/ou des bases de données
  • les dépenses d’achat d’études technologiques
  • les dépenses de participation (inscription) à des congrès scientifiques et/ou les dépenses de personnel générées par la participation à ces congrès

En revanche, les dépenses de personnel correspondant à du temps passé à la consultation de sites Internet ne sont pas éligibles.

Pour aller plus loin

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Tout savoir sur … la nouvelle trame scientifique du CIR et les attendus des autorités de contrôle pour 2019

Au travers du Guide du CIR, le Ministère de la Recherche (MESRI) publie des consignes à l’attention des déclarants. On retrouve notamment des précisions sur les attendus des autorités de contrôle (administration fiscale et MESRI) en cas de demande d’information et de contrôle fiscal du CIR. En Juin 2018, le MESRI a mis en ligne la version 2018 du Guide du CIR, accompagnée de la trame justificative des travaux de R&D – c’est-à-dire du modèle à suivre pour constituer le rapport scientifique. Dans cet article, nous revenons en détails sur ce qui a changé dans la nouvelle trame scientifique du CIR et sur l’impact qu’auront, d’après nous, ces modifications sur les futurs contrôles du CIR.

La constitution de l’état de l’art, désormais implicite

Dans la nouvelle trame scientifique du CIR, il n’est désormais fait mention nulle part de la nécessité de fournir l’état de l’art. On retrouve seulement une simple ligne dans le Guide du CIR 2018 : le préalable à une opération de R&D est l’étude et l’analyse des connaissances existantes et exploitables. Autrement dit, il n’est plus indiqué explicitement que le déclarant doive renseigner un état de l’art exhaustif de la littérature de son écosystème.
À notre sens, ce manque de précision est un véritable danger pour les déclarants qui ne possèdent pas une connaissance approfondie du dispositif. Nous encourageons avec insistance la simplification de l’état de l’art en ôtant les mentions à une littérature trop large, afin de n’indiquer que ce qui attrait à la problématique scientifique. Toutefois, nous insistons sur la nécessité de fournir un état de l’art. Le risque pour les déclarants est d’inclure des opérations qui ne sont pas éligibles, car ne correspondant pas à la résolution d’un verrou scientifique. En effet, si le déclarant n’est pas en mesure de prouver que les travaux ont été entrepris pour résoudre une incertitude technique ou scientifique, ceux-ci ne pourront en aucun cas donner lieu au CIR. Et par conséquent, sans état de l’art, il n’est pas possible de prouver qu’il y a bien un verrou à résoudre.

En Février 2019, nous avions eu l’occasion d’assister à un débat avec trois représentants du Ministère de la Recherche, durant lequel nous avons pu aborder la question de ce manque de clarté concernant l’état de l’art dans la nouvelle trame scientifique du CIR. La réponse apportée était la suivante : bien que la trame ne mentionne pas de devoir fournir un état de l’art, les déclarants doivent obligatoirement faire apparaître l’apport de la connaissance pour montrer le caractère original des opérations réalisées par rapport à l’existant. Cela montre bien une certaine ambivalence des attendus des autorités de contrôle … Selon nos informations, la suppression de l’état de l’art et de la bibliographie seraient dues au fait que les experts mandatés constatent une recrudescence de « l’inventivité » de certains déclarants et de leurs prestataires de conseil dans la rédaction de ces parties critiques. Autrement dit, la constitution d’un état de l’art superficiel sert régulièrement à contourner l’absence de verrous. Pour les experts mandatés, ces nouvelles consignes ont pour objectif de matérialiser plus lisiblement le véritable niveau des connaissances.

Une sélection rigoureuse des opérations retenues

La nouvelle trame scientifique du CIR explique désormais qu’un projet se décompose en opérations de R&D – terme copieusement repris dans le Guide du CIR 2018. Un même projet est découpable en différentes opérations relevant de la R&D ou non. Seules les opérations visant à lever un verrou sont valorisables au titre du CIR. En conséquence, seules les dépenses affectées à ces opérations pourront être comptabilisées dans l’assiette.
En outre, la trame fait référence à une « sélection » des opérations au titre du CIR, en indiquant aux déclarants qu’ils doivent « expliquer, en quelques lignes, les critères appliqués pour sélectionner les opérations retenues au tire du CIR » et surtout, « indiquer quelles étapes de l’opération ont été déclarées au CIR et quelles autres ont été écartées ». Il s’agit là d’une nouveauté qui précise clairement la nouvelle ligne de conduite adoptée par les autorités de contrôle. Il est désormais demandé aux déclarants un comportement vertueux pour montrer leur bonne foi. En expliquant ce qu’ils n’ont pas retenu et pourquoi, ils montrent ainsi leur bonne maîtrise des textes légaux et du dispositif, ce qui donne un a priori positif aux experts mandatés en cas de contrôle.
La trame demande de fournir la liste des personnels R&D, leur rôle dans les opérations retenues et le temps passé. L’objectif étant d’être capable de justifier de façon rigoureuse chaque opération, chaque projet, chaque sous-projet et chaque personnel de recherche dans la comptabilisation de l’assiette. Ce découpage par phases laisse pressentir une volonté claire du MESRI de faire le tri entre les taches éligibles et celles qui ne le sont pas.
Toutefois, nous relevons une contradiction entre cette nouvelle consigne et les textes légaux. Ceux-ci expliquent bien qu’une tâche demeure éligible au CIR même si, comptabilisée individuellement elle n’est pas éligible mais qu’elle est indispensable à la réalisation de l’opération. En effet, le Bulletin Officiel des Finances Publiques précise que : « dès lors qu’un projet est qualifié de projet de R&D, l’ensemble des opérations nécessaires à sa réalisation est considéré comme de la R&D, y compris dans le cas où ces opérations, si elles étaient prises isolément, ne constitueraient pas de la R&D » (BOI-BIC-RICI-10-10-10-20-20161102 §310).

Un a priori positif légitimé par la présence d’indicateurs de R&D

Par rapport à la version précédente, la nouvelle trame scientifique du CIR souligne l’importance de se doter d’indicateurs de R&D forts. Autrefois reléguée en fin de rapport, la partie apparaît désormais en bonne place dans la présentation des opérations effectuées. La trame fournit également une liste plus exhaustive des indicateurs de R&D formels attendus :

  • publication ou communication dans un congrès ou journal
  • participation à l’encadrement d’une thèse (dont contrat CIFRE)
  • collaboration scientifique avec un organisme public
  • participation à un projet collaboratif
  • subventions de la France et/ou l’Union européenne
  • dépôt de brevet ou de logiciel (APP)
  • enveloppe Soleau

La position adoptée dans la nouvelle trame scientifique du CIR en ce qui concerne la présence d’indicateurs de R&D tangibles confirme la démarche que nous adoptons à l’égard de notre propre clientèle. En effet, nous mettons régulièrement en relation nos clients avec des acteurs publics et privés afin de faciliter l’obtention d’indicateurs tels que des projets de recherche partenariale.

Plus de rigueur dans l’intégration de la recherche confiée

Auparavant, le donneur d’ordre n’était pas tenu de préciser en détails les travaux confiés à un sous-traitant, du moment que ceux-ci étaient éligibles et que le sous-traitant privé était agréé. La nouvelle trame scientifique du CIR requiert dorénavant de renseigner attentivement la description de toutes les opérations sous-traitées. Le déclarant doit expliciter en quoi le sous-traitant a participé à la levée de verrous, en remplissant l’annexe 3 qui se situe à la fin de la trame.
Cette prise de position met fin à une relative permissivité qui a pu être observée quant à l’intégration abusive de travaux sous-traités mais non-éligibles.

Le changement de la nomenclature des domaines scientifiques

La nouvelle trame scientifique du CIR propose à présent une nomenclature très précise des différents domaines scientifiques considérés par les autorités de contrôle pour catégoriser les opérations réalisées. L’intérêt de cette nomenclature pour le déclarant est qu’en choisissant son champ principal et ses champs secondaires, il pourra impacter le choix de l’expert mandaté en cas de contrôle. Il a tout à gagner à voir affecter le bon expert, spécialiste du domaine précis de son projet.
De plus, le fait d’avoir plusieurs champs concernés par le projet atteste de sa complexité et donne un préjugé positif sur le caractère R&D.

Les indices donnés par la nouvelle trame scientifique du CIR sur les contrôles à venir

À la lecture de la nouvelle trame scientifique du CIR, nous n’observons aucun changement majeur dans les critères d’éligibilité. La grande nouveauté 2018 réside dans le formalisme demandé, qui prouve une augmentation des attendus et de la sévérité des agents de contrôle en cas de fraude. En effet, compte tenu de certaines dérives observées, les déclarants doivent montrer patte blanche auprès de l’administration fiscale.
Nous remarquons une surveillance assidue menée par l’administration fiscale sur les déclarants qui se sont éloignés des textes légaux. Cette surveillance se traduit par des demandes d’informations quasi systématiques et des contrôles en cas de doute.

Pour aller plus loin

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Nos 5 secrets pour sécuriser le dossier CIR et convaincre l’expert mandaté par le Ministère

L’enveloppe accordée par le gouvernement français aux entreprises innovantes dans le cadre du Crédit Impôt Recherche a atteint 6,27 milliards d’euros en 2017. Cela représente 560 millions d’euros de plus que ce qui avait été budgétisé initialement. Ce « surcoût » interpelle, au moment justement où les pouvoirs publics multiplient les restrictions. Ce n’est pas par hasard qu’en 2017 – et dans la même ligne de conduite que l’année 2016 – l’administration fiscale a durcit ses exigences tout en augmentant le nombre de contrôles. Ainsi, ce sont près de 80% de nos clients qui ont reçu une demande d’information de l’administration fiscale ces derniers mois !
Derrière ce nombre important de contrôles se cachent des risques concrets pour les déclarants qui se sont écartés des textes légaux. Dans cet article, nous vous livrons cinq secrets pour sécuriser le dossier CIR de façon à convaincre l’expert mandaté par le Ministère de la Recherche en cas de contrôle.

1- Faire attention à la nature des travaux déclarés

Pour rappel, sont éligibles au CIR uniquement les activités de R&D ayant un caractère de recherche fondamentale, de recherche appliquée ou de développement expérimental.
De plus, une opération de R&D éligible au CIR est par définition une opération visant à obtenir une réponse scientifique et technique précise. La seule démarche de R&D reconnue par l’expert mandaté consiste à lever un verrou bloquant pour la réalisation du projet et pour laquelle aucune solution accessible n’existe. Autrement dit, de partir d’une analyse de la littérature (état de l’art) pour lever un ou plusieurs verrous techniques. Ces travaux doivent conduire à une augmentation des connaissances dans le monde scientifique, et c’est bien là toute l’ambition du CIR imaginé par le gouvernement française.
Pour convaincre l’expert mandaté, vous devez donc sécuriser le dossier de CIR grâce à un un état de l’art exhaustif sur le sujet traité, pointant l’absence de solution existante à votre problème.
Enfin, attention à quelques subtilités :

  • Les travaux d’ingénierie classique, le travail de l’homme de l’art et la maintenance ne sont quoi qu’il arrive pas éligibles au CIR
  • L’emploi du terme « opérations de R&D » doit être privilégié à celui de « projets de R&D » dans le rapport scientifique
  • Le guide du CIR 2018 mentionne que des phases ou opérations d’un même projet peuvent être éligibles ou non. C’est le cas par exemple de la veille technologique : tandis que l’achat de publications est par exemple éligible, le temps du personnel passé sur la veille technologique ne l’est pas

2- Être précis quant à la qualification du personnel

Par définition, le personnel de R&D comprend les chercheurs (ingénieurs, docteurs, doctorants) et dans certains cas, les techniciens de recherche.

Les chercheurs sont des docteurs ou des ingénieurs travaillant à la création de connaissances sur des produits, des procédés, des méthodes ou des systèmes nouveaux. La qualité de chercheur est reconnue aux titulaires d’un diplôme de niveau bac+5 au minimum (master ou équivalent) dans le domaine du projet.
Sont assimilés à des ingénieurs-chercheurs les salariés ou les dirigeants non-salariés qui, sans remplir les conditions de diplôme définies plus haut, ont acquis cette qualification au sein de leur entreprise.
Toutefois, cela lance régulièrement le débat au moment de l’expertise. Les textes légaux ne précisent pas de durée minimum pour que l’expérience d’un collaborateur puisse lui conférer un statut d’ingénieur lorsque celui-ci n’est pas diplômé. Ce traitement « au cas par cas » rend difficile la construction d’une argumentation suffisamment solide pour convaincre à coup sûr l’expert mandaté.

Les techniciens de recherche quant à eux travaillent en étroite collaboration avec des chercheurs pour assurer le soutien technique indispensable aux travaux de R&D.
Pour pouvoir être considérés comme tels, les techniciens de recherche doivent pouvoir justifier d’un certain niveau de qualification et d’expérience, à savoir un diplôme tel qu’un BTS (bac +2) minimum. Les stagiaires et apprentis peuvent eux aussi être valorisés en tant que techniciens de recherche.
Pour autant, les techniciens de recherche ne sont pas éligibles seuls : ils doivent être déclarés conjointement avec un chercheur pour être valorisables.

En somme, aux yeux de l’expert mandaté, la nature et le niveau du diplôme est l’élément primordial rendant valorisable un collaborateur ou non. L’expérience cumulée par un collaborateur est quant à elle plus discutable.

3- S’appuyer sur des collaborations

Une collaboration constitue une amélioration de la visibilité de la R&D et accrédite le caractère R&D du projet.
Rédiger le dossier CIR en incluant les partenariats et les sous-traitances avec d’autres entreprises (agréées ou non au titre du CIR) ou des laboratoires publics de recherche constitue un argument supplémentaire pour faire valoir celui-ci. Les laboratoires publics sont par définition agréés CIR pour un expert mandaté.

Notez l’astuce suivante : Si vous sous-traitez auprès d’un laboratoire public, l’assiette CIR est doublée.

4- Fournir des indicateurs de R&D

Les experts mandatés mentionnent désormais systématiquement la présence ou non d’indicateurs de R&D, à tel point que leur absence leur donne un a priori très négatif.

Lorsqu’il s’agit de sécuriser le dossier CIR, ces indicateurs doivent être introduits par un résumé succinct, un lien internet (vers un projet par exemple) ou un document joint en annexe. Il peut s’agir de :

  • publications ou communications dans des congrès ou journaux
  • participations à l’encadrement de thèses (dont contrats CIFRE et ANR)
  • participation à des collaborations scientifiques avec des organismes publics
  • participation à des projets collaboratifs subventionnés par la France et/ou l’Union européenne
  • dépôts de brevets ou de logiciels (APP), enveloppes Soleau, etc

Attention, concernant le dépôt de brevets, il ne s’agit pas d’un indicateur formel de R&D. Le brevet peut être utilisé comme un indicateur de l’existence de travaux de R&D dans le cadre d’une opération, en particulier dans les secteurs ou domaines où le brevet est couramment utilisé. Par extension, il peut constituer un indicateur d’inventivité pour apprécier l’éligibilité au CIR.
En revanche, des travaux de R&D ne donnent pas nécessairement lieu à dépôt de brevet. Inversement, un dépôt de brevet n’implique pas que des travaux de R&D ont été nécessaires.

5- Rédiger le dossier CIR de façon étayée et complète

Le rapport scientifique est le support permettant à l’expert scientifique mandaté d’évaluer l’éligibilité du projet. C’est sur ce rapport que se basent les échanges avec l’expert, il constitue donc le socle de toute votre défense. Il est donc primordial de rédiger et sécuriser le dossier CIR en amont de la demande de contrôle et avec toute la vigilance requise.
Dans celui-ci, plusieurs sections sont indispensables :

  • L’état de l’art, qui est un point crucial dans la rédaction du dossier. Sans ce travail, l’expert ne peut évaluer le caractère R&D de votre projet ! L’état de l’art s’entend au niveau du secteur d’activité, à l’échelle mondiale. Il ne se limite pas au seul environnement interne maîtrisé par l’entreprise.
  • Les verrous technologiques, qui sont déduits des limites identifiées dans l’état de l’art. Sans verrous forts clairement identifiés, l’éligibilité au CIR sera systématiquement rejetée par l’expert.
  • Les incertitudes et difficultés rencontrées, qui constituent des aléas technologiques/scientifiques mettant en avant le caractère imprévisible dans l’atteinte des objectifs ou des difficultés concrètes de réalisation du projet. Au moment de rédiger et sécuriser le dossier CIR, il faut étayer les arguments techniques/scientifiques attestant du fait qu’il est nécessaire de réaliser des travaux de R&D pour venir à bout de ces incertitudes/difficultés.
    Toutefois, les éléments relatifs à des problématiques de coût, délais, rentabilité, normes, et productivité, peuvent constituer des arguments qui renforcent les difficultés mais ne sont en aucun cas des verrous qu’un expert pourra retenir pour accepter le caractère R&D des travaux entrepris.
  • Les travaux de R&D réalisés, qui ont pour objectif la levée des difficultés présentées ci-dessus. Dans le cas de collaborations et/ou de projets intégratifs, il faut décrire les travaux effectivement réalisés. Cette partie doit être organisée de manière à ce que l’expert puisse se rendre compte du travail entrepris par les équipes R&D : il faut pouvoir justifier d’un certain nombre d’heures de travail de R&D. Les travaux doivent être découpés en plusieurs phases distinctes. Chaque phase doit être reliée à un verrou technique/scientifique pour être considérée comme une tâche de R&D.
    Pour chaque phase déclarée, il faut veiller à :

    • Détailler le raisonnement scientifique et la démarche théorique et/ou expérimentale développés, c’est-à-dire exposer les hypothèses considérées et la théorie adoptée, décrire les outils numériques, le prototype et/ou l’expérimentation réalisés.
    • Fournir une analyse des résultats obtenus et les relevés de conclusions.
    • Fournir éventuellement en annexe : maquettes, graphiques, plans, photos, rapports d’essai… permettant de mieux appréhender la technicité de l’opération pour l’expert.
    • Montrer que la démarche suivie est reproductible.

Un même projet peut contenir des phases éligibles et non éligibles et donc toutes les dépenses d’un projet ne sont pas toutes éligibles au CIR. L’expert peut rejeter une phase des travaux et le CIR est alors pondéré.

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Quelle est la différence entre ingénierie et R&D ?

La frontière entre R&D et ingénierie est souvent mince, d’autant plus lorsque l’on parle « d’ingénieur R&D ». Dès lors, comment distinguer si votre activité relève de la R&D (au sens du CIR) ou de « l’ingénierie pure » (non éligible au CIR) ? Si vos travaux concernent des activités de recherche fondamentale, alors l’identification est assez simple. La difficulté s’accroît lorsque vos travaux se rapprochent d’une activité de recherche appliquée ou de développement expérimental (également éligibles au CIR), qu’il peut être aisé de confondre avec des tâches d’ingénierie classique. Dans cet article, nous vous expliquons la différence entre ingénierie et R&D.

Vos activités relèvent-elles de l’ingénierie ou de la R&D ?

Dans certains cas, il peut être difficile de distinguer la différence entre ingénierie et R&D. Cependant, pour constituer et sécuriser votre dossier de Crédit Impôt Recherche, il est primordial de pouvoir analyser cette différence afin de bien évaluer l’éligibilité de vos travaux au dispositif. Pour rappel, le manuel de Frascati décrit la R&D de la manière suivante :

« la recherche et le développement expérimental (R&D) englobent les travaux de création entrepris de façon systématique en vue d’accroître la somme des connaissances, y compris la connaissance de l’homme, de la culture et de la société, ainsi que l’utilisation de cette somme de connaissances pour de nouvelles applications. »

La R&D se définie donc comme une activité visant à produire des connaissances nouvelles pour la communauté scientifique. De manière générale, pour bien déterminer si vos activités relèvent ou non de la R&D, il faut analyser votre processus de travail. Nous vous proposons ci-dessous un bref descriptif d’une démarche R&D et d’une démarche d’ingénierie pure, afin que vous puissiez situer vos activités.

Qu’est-ce qu’une démarche de R&D ?

Un projet relève de la R&D s’il se déroule de la manière suivante :

  1. Un problème complexe est posé : une problématique est identifiée et un objectif est défini.
  2. Pour tenter de résoudre ce problème, un travail de bibliographie est réalisé, c’est-à-dire qu’une analyse de l’ensemble de la littérature scientifique (internationale) est réalisée pour tenter de trouver une réponse. Cette étape, qui correspond à la constitution et la rédaction de l’état de l’art, est essentielle car elle permet de déterminer s’il existe ou non une solution déjà établie au problème que l’on se pose.
    • Dans le cas où la littérature propose une solution qui permette de résoudre le problème, les tâches réalisées par la suite ne relèvent pas de la R&D car il s’agit « uniquement » d’appliquer un protocole déjà établi.
    • Dans le cas où la littérature ne permet pas de répondre au problème adressé ou de manière partielle uniquement, alors le travail effectué par la suite relève a priori de la R&D.
  3. Il s’agit ensuite de concevoir de nouveaux protocoles, de réaliser des tests, d’analyser les résultats obtenus et de procéder de manière rigoureuse et structurée pour tenter de résoudre le problème posé.
  4. Les travaux menés étant originaux et nouveaux, la réussite du projet est incertaine.
  5. Les résultats obtenus, qu’ils soient positifs ou négatifs, sont soigneusement consignés et les protocoles rigoureusement décrits pour permettre à une personne compétente dans le domaine de refaire les expériences dans les mêmes conditions.
  6. Les résultats produits sont également organisés, analysés et publiés en intégralité ou en partie dans des revues scientifiques (si le niveau de confidentialité le permet, sinon il faut pouvoir le justifier). Le produit final issu des opérations de R&D peut également faire l’objet d’un dépôt de brevet. Cela donne lieu à la création d’indicateurs de R&D, éléments probants au moment de statuer sur l’éligibilité au CIR.

Qu’est-ce qu’une activité d’ingénierie ?

Un travail d’ingénierie consiste à rencontrer un problème, qui peut être complexe, et à le résoudre en utilisant les savoir-faire du domaine et la documentation technique à disposition. Il s’agit d’utiliser des méthodes existantes (qui peuvent cependant être très complexes à mettre en place, très coûteuses, nécessiter de nombreux équipements, de nombreuses ressources etc.). Il ne s’agit pas de créer de nouvelles connaissances, mais d’utiliser les connaissances et le savoir-faire existants (au niveau mondial et pas uniquement au sein de l’entreprise). C’est cette notion de production de connaissances nouvelles pour la communauté scientifique qui est au cœur de la définition d’une activité de R&D et qui ne l’est pas dans celle de l’ingénierie. Le travail réalisé dans le cadre d’une activité d’ingénierie pure n’est pas nouveau car il s’appuie sur des solutions existantes et n’est donc pas éligible au CIR.
De plus, le guide CIR 2018 précise même que :

« la complexité n’est pas synonyme d’éligibilité. Pour être éligible, il faut, de plus, avoir trouvé une solution originale qui permette de maîtriser la complexité. Il faut démontrer la nouveauté en la comparant aux connaissances accessibles, et la présenter de manière générique et réapplicable ou réutilisable, indépendamment du contexte précis d’un projet commercial. »

À noter également que l’aspect nouveauté seul ne suffit pas pour définir si une activité relève ou non de la R&D. De même qu’il existe une différence entre ingénierie et R&D, il existe une différence entre innovation et R&D. En effet, si le travail est novateur mais n’est pas réalisé dans le cadre d’une démarche rigoureuse de R&D, alors il relève de l’innovation et peut-être, sous certain conditions, éligible au CII.

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Comment l’administration fiscale expertise-t-elle les dossiers de CIR (Crédit Impôt Recherche) ?

Pour bénéficier du CIR, l’entreprise doit adresser les imprimés fiscaux (dits CERFAS 2069 A SD et 2069 A2) au Service des Impôts des Entreprises (SIE) dont elle dépend. L’administration fiscale étudie ensuite la demande, et procède éventuellement à une demande d’information, voire à un contrôle fiscal du CIR, avant de valider l’imputation de l’impôt sur les sociétés et/ou le remboursement du montant du CIR.

Quelles sont les consignes officieuses données par l’administration fiscale ?

En cas de contrôle du CIR, l’administration fiscale délègue, dans la plupart des cas, la validation de l’éligibilité de la partie scientifique à un expert mandaté par le Ministère de la Recherche. En effet, compte tenu du niveau élevé des sujets traités, elle n’est pas en mesure de statuer de la pertinence et de la cohérence scientifique d’une demande de CIR. L’expert mandaté devra statuer sur deux aspects :

  • il doit déterminer si le projet correspond bien à de la R&D et s’il est éligible au CIR
  • il doit déterminer si les travaux entrepris (et leur ampleur) sont en cohérence avec les ressources et moyens alloués à la réalisation du projet

Pour cela, les experts mandatés reçoivent un certain nombre de consignes, réactualisées chaque année, sur le regard qu’ils doivent porter aux dossiers examinés.

Via le MNESR, l’administration fiscale pousse les experts mandatés à être plus vigilants. En effet, on observe depuis quelques années un durcissement des conclusions et du niveau d’exigence attendu. Les redressements sont eux aussi plus sévères.

Quels indicateurs de R&D sécurisent le plus un dossier de CIR pour l’administration fiscale et le MNESR ?

Pour l’expert mandaté, les indicateurs de R&D (publications, conférences, brevets, thèse CIFRE, etc) permet de s’orienter vers l’éligibilité totale (s’il y en a et qu’ils sont pertinents) ou dans le cas contraire, vers l’incohérence criante. Mais en aucun cas la présence d’indicateurs est considérée comme un argument d’autorité statuant d’office sur l’éligibilité du projet …
… Sauf dans certains cas ! En effet, les experts mandatés que nous avons interrogés indiquent qu’un projet de R&D soutenu par un dossier de type H2020, FUI ou encore ANR, est une preuve indiscutable de l’éligibilité du projet. En effet, ceux-ci considèrent que les dossiers ont été audités par des experts qualifiés et qui disposent d’un temps de validation important, ce qui correspond à un indicateur très fort qui valide le projet de R&D présenté et la charge de travail associée.
À l’inverse, un indicateur de R&D tel qu’une convention de thèse CIFRE, bien que non négligeable, ne permet en rien de statuer avec certitude sur l’éligibilité du projet. Les experts mandatés sont bien conscients de la nuance entre le travail d’un thésard, alloué à un « petit projet », et celui d’un projet plus volumineux.
Prenons l’exemple d’un thésard œuvrant sur le transfert des fluides injectés sous haute pression. Bien entendu, il s’agit de R&D et donc le projet est parfaitement éligible au dispositif CIR. Si le travail de ce thésard s’accompagne d’une bonne publication, c’est encore mieux. L’assiette de CIR correspondant au coût du thésard, de son accompagnement (déduction faite de la subvention CIR attachée) est de fait validée. Mais rien ne justifie, dans ce cas de figure, le rajout à cette assiette de dépenses de personnel correspondant à une équipe d’une dizaine de chercheurs. Par contre, le travail d’un thésard portant sur le développement des joints tournants capables de supporter des pressions et températures extrêmes , est légitimement relayé par le travail de mécaniciens, électroniciens, … et dans ce cas-là, l’assiette des dépenses sera bien plus conséquente tout en restant valide.
Ainsi, la présence d’une thèse CIFRE place bien un projet dans un écosystème de R&D, mais le sujet de celle-ci donne à l’expert une indication sur la liste des travaux qui pourront ou non être justifiés dans l’assiette.

Pour sécuriser au maximum une demande de CIR, la présence d’indicateurs de R&D est de toute manière obligatoire, et leur utilité se retrouve tôt ou tard au moment de la demande d’information et du contrôle fiscal du CIR, qui sont de plus en plus rigoureux.

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Identifier et rédiger les verrous technologiques dans votre rapport scientifique de CIR

Lorsque l’administration fiscale soumet une entreprise à un contrôle fiscal du CIR (Crédit Impôt Recherche), elle va s’appuyer sur le rapport complet (administratif, financier et scientifique) qui lui aura été fourni. Grâce au rapport scientifique, elle va déterminer si le projet est, en principe, éligible au CIR. Dans notre précédent article Quelle est la différence entre Innovation et R&D ?, nous avions vu que l’éligibilité au CIR était conditionnée par deux aspects. D’une part, l’augmentation du niveau des connaissances doit être démontrée par l’état de l’art, pour lequel nous vous livrions nos conseils de rédaction. Et d’autre part, les travaux de R&D doivent nécessiter la résolution d’incertitudes scientifiques et/ou de verrous technologiques. Contrairement aux idées reçues, pour l’administration fiscale, la bonne description des verrous technologiques compte davantage que les résultats atteints par le projet de R&D.

Verrous technologiques : la définition du Guide du CIR

Le guide du CIR, publié chaque année par le Ministère de la Recherche, est la référence en matière d’éligibilité au Crédit Impôt Recherche. Ce guide nous explique la notion de verrous technologiques :

L’incertitude signifie que la probabilité de résoudre la difficulté rencontrée, ou la façon d’y parvenir, ne peut être connue ou déterminée à l’avance d’après les connaissances identifiées dans l’état de l’art. Le verrou est lié à une limite conceptuelle ou technique qui bloque l’avancement du sous-projet. Il peut être aussi lié à une contrainte forte qui rend impossible l’utilisation de concepts et méthodologies existants.

Cela signifie tout simplement que si, après avoir réalisé votre état de l’art, la somme des connaissances actuelles que vous avez identifiées ne vous permet pas de réaliser vos travaux, alors vous êtes bien confronté à des verrous technologiques.

Exemple : si les connaissances actuelles concernant la miniaturisation d’antennes vous empêchent de mener à bien votre projet, et que pour cela vous devez compléter vous-même ces connaissances via des étapes de R&D, cela correspond bien à la résolution de verrous scientifiques.  Le projet est donc susceptible d’être éligible au CIR.

Les verrous sont donc l’ensemble des données/solutions/méthodes manquantes pour parvenir à la réalisation de votre projet.

Les différents types de verrous technologiques

En règle générale, on peut diviser les verrous technologiques en plusieurs catégories :

Les verrous technologiques dits « globaux »

Ce sont le(s) verrou(s) les plus globaux de votre projet, qui sont liés à l’objectif global de celui-ci.

Exemples :

  • Vous avez pour objectif de réaliser une antenne miniature avec les performances souhaitées d’une taille inférieure à X cm. Aucune donnée/méthode existante ne vous permet de la concevoir simplement. Le verrou correspondant serait donc « Parvenir à réaliser une antenne de X cm avec telle ou telle performance ». Il s’agit ici d’un projet correspondant à de la recherche appliquée.
  • Vous avez pour objectif de comprendre le mode de vie/reproduction d’une espèce d’insecte jamais étudiée. Aucune donnée n’est publiée dans la littérature à ce sujet. Le verrou correspondant serait donc de « L’incertitude sur le mode de vie et de reproduction de l’espèce d’insecte X par l’absence de données dans la littérature ». Il s’agirait donc d’un projet de recherche fondamentale. 

Les verrous technologiques dits « spécifiques »

Ce sont les verrous liés aux sous-tâches de votre projet. Pour atteindre votre objectif final, vous devez réaliser un certain nombre de sous-objectifs. Chaque sous-tâche présente des verrous, qu’il est nécessaire d’identifier et de mentionner. C’est d’autant plus important dans le cas d’un projet pluriannuel, car le verrou final ne sera certainement pas résolu par les travaux de l’année décrite. De plus, l’administration attend désormais de relier chaque phase de travaux à la levée d’un ou plusieurs verrous pour qualifier leur éligibilité.

Exemple : Si nous poursuivons sur le précédent exemple du projet visant à réaliser une antenne miniature, des verrous spécifiques pourraient être liés au design, au matériau employé…

Les verrous technologiques dits « imprévus »

Qui dit R&D, dit imprévus. Les incertitudes, difficultés ou verrous technologiques qui apparaissent en cours de travaux, doivent impérativement être mentionnés dans la partie relative aux travaux effectués, ainsi que dans la partie spécifique aux verrous technologiques.

Mentionner les verrous technologiques dans le rapport scientifique du CIR

Vous devez rédiger les incertitudes scientifiques et les verrous technologiques dans une sous-partie du rapport scientifique, juste après l’état de l’art. En effet, cette sous-partie « Verrous technologiques » doit être reliée au manque de solutions/connaissances satisfaisantes mises en évidence par l’état de l’art. Dans cette sous-partie, vous décrirez les verrous technologiques de manière précise et exhaustive, en partant des verrous globaux jusqu’aux verrous spécifiques. Ensuite, vous mentionnerez les éventuels verrous imprévus rencontrés durant la réalisation du projet.

Après la rédaction de la sous-partie « Verrous technologiques », n’oubliez pas que chacune des phases de la sous-partie « Travaux effectués » doit être reliée à un verrou technologique pour démontrer que les travaux entrepris correspondent effectivement à des travaux de R&D, éligibles au CIR au sens de l’administration fiscale.

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Vous avez des questions ou des difficultés dans la rédaction de vos verrous technologiques dans le cadre de votre rapport scientifique du CIR ? Vous voudriez obtenir l’avis de nos experts ? Contactez-nous pour obtenir une expertise gratuite.  N’hésitez pas à vous abonner à notre page Linkedin pour rejoindre notre communauté de professionnels.

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Quelle est la différence entre Innovation et R&D ?

Comprendre la distinction entre la notion d’Innovation et celle de Recherche & Développement (R&D) s’avère nécessaire, en particulier pour les entreprises qui souhaitent bénéficier des dispositifs Crédit Impôt Recherche et/ou Crédit Impôt Innovation ; toute confusion pouvant entraîner le rejet de leur(s) dossier(s) et des pénalités financières. Dans cet article, nous vous expliquons la différence entre Innovation et R&D au sens de la communauté scientifique et aux yeux de l’administration fiscale, qui régit le CIR/CII. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à demander notre guide gratuit : Comprendre l’entreprise Innovante et son environnement, où vous retrouverez des explications détaillées et tous nos conseils.

Pourquoi faut-il connaître la différence entre Innovation et R&D ?

Selon le type de travaux qu’elles mènent, les ressources (matérielles et humaines) qu’elles utilisent et leurs objectifs, les entreprises peuvent établir un dossier CIR ou faire une demande de CII (ou les deux), afin d’obtenir une réduction fiscale. Toutefois, elles doivent veiller à bien dissocier les dépenses afférentes à l’Innovation et celles liées à la R&D, dans leur(s) déclaration(s), pour ne pas risquer d’être financièrement pénalisées lors d’un contrôle fiscal.
Afin d’appréhender ces deux notions et de bien saisir la différence entre Innovation et R&D, il est possible de se référer au manuel de Frascati et au manuel d’Oslo (3e édition), publiés par l’Organisation de Coopération et de Développement Economiques (OCDE). Ces deux ouvrages permettent en effet d’obtenir des définitions rigoureuses et partagées de l’Innovation et de la R&D.

Des définitions rigoureuses qui expliquent la différence entre Innovation et R&D

La définition d’Innovation

Publiée en 2005, la troisième édition du manuel d’Oslo définit de manière rigoureuse l’Innovation et ses différents types. Elle établit que :

Une innovation est la mise en œuvre d’un produit (bien ou service) ou d’un procédé nouveau ou sensiblement amélioré, d’une nouvelle méthode de commercialisation ou d’une nouvelle méthode organisationnelle dans les pratiques de l’entreprise, l’organisation du lieu de travail ou les relations extérieures

D’après l’ouvrage, l’innovation concerne l’innovation de produit, de procédé, de commercialisation et organisationnelle. Il est à noter qu’en Economie, et en dehors de l’Union européenne, sa définition comporte quelques nuances supplémentaires.

La définition de R&D

Publié en 2002, le manuel de Frascati propose une définition précise de la notion de Recherche & Développement, qui fait office de référence et concerne la recherche fondamentale, la recherche appliquée et le développement expérimental. Ainsi, d’après l’ouvrage :

La R&D rassemble : les travaux de création entrepris de façon systématique en vue d’accroître la somme des connaissances, y compris la connaissance de l’homme, de la culture et de la société, ainsi que l’utilisation de cette somme de connaissances pour de nouvelles applications

La différence entre Innovation et R&D dans le cadre du CIR/CII

Aux yeux d’administration fiscale (représentée par la DGFIP), la différence entre Innovation et R&D pour appréhender le CIR/CII est primordiale.

Ainsi, dans le cadre du CIR/CII, on considère que l’innovation revêt une orientation marché tandis que sa consœur, une orientation scientifique/technique. Autrement dit :

Ainsi, tandis que l’éligibilité au CII est conditionnée par le fait de prouver qu’il y a eu une amélioration des performances, l’éligibilité au CIR s’attarde sur la contribution scientifique/technique et l’apport de connaissances nouvelles.

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Si la différence entre Innovation et R&D vous semble encore complexe et rend difficile l’élaboration de votre dossier CIR / CII, vous pouvez confier cette mission à nos experts, qui en maîtrisent parfaitement les tenants et les aboutissants. N’hésitez plus à prendre contact ! Vous pouvez aussi rejoindre notre communauté de professionnels sur LinkedIn !

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L’état de l’art du CIR : comment bien rédiger votre rapport scientifique ?

Nous vous présentions précédemment les 8 erreurs à ne pas commettre dans la rédaction d’un dossier scientifique de CIR. Aujourd’hui, nous revenons avec tous nos bons conseils et nos astuces pour rédiger un état de l’art conforme aux attentes de l’administration fiscale, qui soit parfaitement exhaustif sur le sujet en question, qui permette d’identifier clairement les verrous techniques, et surtout, qui sécurise parfaitement l’éligibilité du projet au Crédit Impôt Recherche.

 

L’état de l’art du CIR : de quoi s’agit-il ?

Dans la rédaction du rapport scientifique du CIR, l’état de l’art est une étape obligatoire. Il correspond à l’état des lieux des connaissances sur le domaine considéré (le domaine sur lequel porte le projet de R&D), au moment de sa rédaction. Ces connaissances sont celles de la communauté scientifique qui s’est penchée sur le sujet : les thèses, les articles publiés dans des revues scientifiques, etc. Pour rédiger votre état de l’art, vous devez présenter la littérature disponible sur la thématique considérée, en ayant au préalable recherché et analysé chaque source. L’objectif de l’état de l’art du rapport scientifique du CIR, est de déterminer si les connaissances existantes permettent ou non de lever les verrous scientifiques et techniques qui seront exposés dans la suite du rapport. Le fond de l’état de l’art du CIR doit donc permettre de tirer l’une des deux conclusions suivantes :

  • Les connaissances existantes permettent de lever les verrous techniques, auquel cas il n’y a pas de R&D au sens de l’administration fiscale, les travaux ne sont pas éligibles au CIR, les opérations relèvent davantage du travail de l’homme de l’art.
  • Les connaissances existantes ne permettent pas de lever les verrous techniques, ce qui veut dire que des opérations de R&D sont effectivement nécessaires, travaux qui sont susceptibles d’être éligibles au CIR.

Un état de l’art correctement rédigé doit donc présenter et analyser la littérature de façon exhaustive, afin de permettre à l’expert mandaté par l’administration fiscale d’évaluer qu’il y a bien augmentation des connaissances, et donc éligibilité.

 

Les bons conseils pour rédiger votre état de l’art du CIR

Pour répondre aux attentes de l’administration fiscale,  vous devez rédiger l’état de l’art en vous  concentrant sur l’objectif suivant : décrire les connaissances disponibles en prouvant qu’elles ne permettent pas de résoudre vos verrous.

 

Etape N°1 : Cibler la thématique du projet de R&D

Une fois que vous avez délimité le thème de votre projet avec précision, votre description des connaissances actuelles devra débuter par la présentation et l’analye de la littérature sur  la thématique générale, pour progressivement aboutir à la thématique spécifique à votre projet.

Par exemple,  vous travaillez sur un projet de miniaturisation d’une antenne. Il s’agira de commencer par rappeler le principe de fonctionnement d’une antenne et les différents types d’antennes, pour finir par les méthodes miniaturisation.

 

Etape 2 : S’appuyer sur des références scientifiques citées et analysées

Une des erreurs les plus fréquentes est de ne pas être suffisamment exhaustif sur le sujet concerné ou de lister une série de références non citées dans le texte. Pour éviter cela, vous devez vous appuyer sur l’ensemble des références disponibles, les citer et les analyser de manière pertinente. Pour cela, inspirez-vous de l’état de l’art qu’on retrouve dans un article publié dans une revue internationale : il s’agit d’un bon exemple pour rédiger votre propre état de l’art, notamment sur la manière de le présenter, sur les tournures de phrases à utiliser, etc.

N’oubliez pas que l’état de l’art est un compte rendu. Vous devez donc adopter un ton neutre et objectif. De plus, pour s’assurer de l’exhaustivité de votre état de l’art, vous pouvez vous intéresser aux bibliographies qui se trouvent à la fin des articles que vous avez sélectionnés. Vous pourrez retracer l’historique de la recherche sur le sujet concerné, et également vous faire votre propre avis sur les articles qui ont inspiré ceux que vous avez sélectionnés. Peut-être s’inscrivent-ils eux-aussi dans votre thématique ?

De plus, dans le cas particulier du développement d’un produit, les produits réalisés par les concurrents et ceux mis en vente l’entreprise déclarante (vous ou votre client) peuvent également être décrits dans l’état de l’art. En effet, cette description de l’existant permet de mettre en avant les limites du savoir et les capacités techniques au sein de la communauté scientifique (dans notre exemple précédent, les limites de miniaturisation d’une antenne avec les méthodes existantes, les matériaux couramment employés, etc).

 

Etape 3 : Mettre en avant les limites des connaissances actuelles

La dernière étape de la rédaction de l’état de l’art est de mettre en avant les limites du savoir-faire et des connaissances actuelles, qui bloquent la réalisation du projet. Vous pourrez définir dans la suite du rapport les verrous scientifiques et techniques. Pour tout savoir sur cette étape, retrouvez notre article Comment bien rédiger les verrous dans un rapport scientifique du CIR ?

 

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Les 8 erreurs à ne pas commettre dans la rédaction d’un dossier scientifique de CIR

Le Crédit Impôt Recherche est le dispositif de prédilection de nombreuses entreprises innovantes en France. Elles y recourent pour la majorité sans être assistées par une société de conseil spécialisée, et pour certaines, sans même maîtriser les éléments indispensables à la sécurisation du dispositif. Or, en cas de contrôle, si la justification de la demande ne correspond pas aux attentes de l’administration fiscale, l’entreprise peut être sanctionnée d’un redressement pouvant s’avérer très lourd. Par ailleurs, la constitution du dossier justificatif est complexe. L’entreprise doit non seulement inclure un rapport administratif et financier qui justifie chacune des dépenses intégrées dans l’assiette du CIR, mais surtout, elle doit rédiger le fameux rapport scientifique qui donne tant de mal aux déclarants. Nous vous rappelons aujourd’hui les erreurs les plus courantes commises dans la rédaction du dossier scientifique.

 

1. Négliger l’état de l’art

L’état de l’art est le socle fondamental de tout bon rapport scientifique du CIR. En effet, l’état de l’art est ce qui permettra à l’expert mandaté d’évaluer le niveau de connaissances scientifiques dans lequel s’inscrit votre projet de R&D. À partir de cet état de l’art, il pourra déjà se faire une première idée de l’éligibilité de votre projet, et surtout de son éventuelle inéligibilité.

À noter que l’expert chargé d’évaluer un dossier de CIR aura sans doute des connaissances approfondies dans le domaine concerné, mais ne sera pas nécessairement au courant des toutes dernières actualités relatives au projet. Ainsi, cet expert aura besoin d’un état de l’art fourni et étayé pour appréhender les supports scientifiques qui ont servi de référence au projet. Ces références doivent être citées et analysées au moment opportun. Rien n’est plus risqué qu’une liste d’affirmations qui ne soient pas strictement justifiées par un écrit scientifique.

En tant que société de conseil spécialisée, nous constatons fréquemment que les rédacteurs remplissent cette partie sans apporter le soin qu’elle requiert. Ils se contentent trop souvent d’une énumération d’articles et n’approfondissent pas leurs recherches. Pour en savoir plus sur les éléments clefs d’un bon état de l’art, retrouvez dès à présent notre article Comment bien rédiger son état de l’art ?

 

2. Délaisser les difficultés rencontrées et les verrous scientifiques

Dans un bon rapport de CIR, la description des difficultés rencontrées et des verrous scientifiques est le second élément incontournable.

Contrairement aux rapports internes ou aux articles, auxquels la plupart d’entre nous sont habitués, l’exercice du rapport scientifique du CIR requiert d’insister en profondeur sur ces éléments. Autrement dit, il faut décrire avec la plus grande précision toutes les difficultés, ce qui a posé problème et ce qu’il a fallu surmonter. Même si la tâche peut s’avérer frustrante, il est nécessaire de prouver qu’il y a matière à faire de la R&D, et donc à disposer du CIR, justement en évoquant la complexité du projet. Ainsi, ne craignez pas de décrire les limites éventuelles, ce qui n’a pas fonctionné ou ce que vous continuez d’ignorer.

Ces difficultés permettront de soulever et de légitimer les verrous scientifiques sur lesquels reposera l’ensemble de votre dossier justificatif. Voici quelques exemples de verrous scientifiques qui peuvent légitimer un projet  la R&D :

  • une absence de données dans la littérature scientifique sur une molécule, une espèce, …
  • une incapacité à réaliser une amélioration (taille ou poids réduit, …) à partir de méthodes de fabrication actuelles fournies dans la littérature

Pour en savoir plus, retrouvez dès à présent notre article Comment bien rédiger les verrous scientifiques ?

 

3. Insister davantage sur les objectifs économiques plutôt que scientifiques et techniques

L’enjeu du rapport scientifique du CIR est de prouver que le projet s’inscrit dans une réelle démarche de R&D. Ainsi, l’énumération des objectifs économiques et financiers qui dépendent du projet n’a pas sa place dans le rapport, à l’inverse des objectifs scientifiques.

Voici des exemples d’objectifs scientifiques conformes à un projet de R&D éligible au CIR :

  • Mesurer les propriétés d’une molécule
  • Étudier le comportement d’une espèce
  • Créer un algorithme

À l’inverse, voici quelques exemples d’objectifs économiques qui divergent des attentes de l’administration fiscale en matière de CIR :

  • Améliorer l’existant pour rendre un produit plus rentable
  • S’insérer sur un marché en développant un processus et/ou un produit nouveau
  • Augmenter sa part de marché en réduisant les coûts liés à une étape de fabrication

Ces objectifs économiques, bien qu’ils puissent s’inscrire dans la stratégie globale de l’entreprise innovante et être en adéquation avec les objectifs scientifiques fondamentaux, ne doivent pas figurer dans le rapport scientifique du CIR.

 

4. Décrire les phases de travaux sans les relier aux verrous scientifiques

L’administration fiscale exige que chaque phase de travaux soit associée à la levée d’un verrou scientifique. Ce lien entre travaux effectués et verrous permet à l’expert de statuer sur l’éligibilité du projet. Ainsi, une phase de travaux non associée à un verrou peut être considérée comme non éligible par l’expert, qui considérera que seul un pourcentage des travaux présentés relève bien de la R&D et peut prétendre au CIR. Ce lien sécurise donc chaque aspect du CIR, d’où la nécessité d’identifier ses verrous avec précision.

 

5. Ne pas suffisamment détailler les travaux pour justifier les heures déclarées

Dans son dossier justificatif du CIR, l’entreprise va déclarer un certain nombre d’heures, allouées à des projets et des phases de travaux. Il est primordial que ces heures soient en cohérence avec  le projet. Nous observons une augmentation de la vigilance de l’administration sur cet aspect en particulier.

Le meilleur conseil que l’on puisse donner à une entreprise déclarante est de répertorier de façon systémique les temps passés, bien avant de débuter la rédaction du rapport scientifique. Lors de la rédaction, l’entreprise devra décrire de manière détaillée les travaux et les données récoltées en adéquation avec le nombre d’heures déclarées.

 

6. Décrire des travaux sous-traités par des prestataires non agréés

Pour rappel, un prestataire peut obtenir un agrément lorsqu’il en fait la demande auprès de l’administration fiscale. Pour cela, il doit monter un dossier, similaire à celui du CIR, dans lequel il va présenter un des projets scientifiques réalisé. Ce dossier sert de support pour justifier qu’il est bien en mesure de faire de la R&D, du point de vue des exigences de l’administration fiscale.

L’agrément certifie que le prestataire conduit des activités éligibles au CIR et donc permet aux entreprises d’intégrer les sommes payées à ce prestataire dans leur assiette de CIR.

 

7. Négliger d’évoquer en conclusion les connaissances obtenues et capitalisées

Selon la définition donnée par le Ministère de la Recherche, pour qu’il y ait R&D, il faut qu’il y ait une augmentation du niveau des connaissances. Pour un rapport complet et pertinent, il faut donc prendre le soin de décrire avec précision en quoi les travaux entrepris ont donné lieu à un apport pour la communauté scientifique. Il est important de résumer les connaissances ou non-connaissances (autrement dit, que le résultat final soit positif ou négatif) acquises pendant l’année de recherche, ainsi que la manière dont peuvent être capitalisées ces connaissances au sein de l’entreprise.

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8. Omettre les indicateurs de R&D

Les publications, participations à des congrès spécialisés,  conférences et collaborations avec des organismes recherche attestent de la présence de R&D. Aux yeux de l’administration fiscale, elles constituent des indicateurs forts et formels de R&D qui donnent une visibilité et une légitimité au projet. Elles correspondent à un argument d’autorité dans tout dossier de CIR, avec un effet devanture pour l’entreprise. Toutefois, il est possible d’être éligible au CIR sans l’existence d’indicateurs de R&D. Cependant, cette absence d’indicateurs peut être reprochée en cas de contrôle.

 

En savoir plus ?

Pour conclure, le CIR a avant tout vocation à « récompenser » les efforts de R&D. C’est dans cette optique que doit être rédigé le rapport scientifique. Le postulat du CIR est que, puisque le niveau de connaissances scientifiques actuel ne permet pas de résoudre les verrous du projet, les travaux de R&D entrepris sont nécessaires. Ainsi, le soin porté à la rédaction de l’état de l’art et des verrous scientifiques est ce qui prime dans tout bon rapport scientifique. Vous vous posez des questions sur l’éligibilité de vos travaux de R&D au CIR ? Vous voudriez obtenir l’avis de l’un de nos experts sur votre rapport scientifique ? N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir une expertise gratuite.