Les 8 erreurs à ne pas commettre dans la rédaction d’un dossier scientifique de CIR
Le Crédit Impôt Recherche est le dispositif de prédilection de nombreuses entreprises innovantes en France. Elles y recourent pour la majorité sans être assistées par une société de conseil spécialisée, et pour certaines, sans même maîtriser les éléments indispensables à la sécurisation du dispositif. Or, en cas de contrôle, si la justification de la demande ne correspond pas aux attentes de l’administration fiscale, l’entreprise peut être sanctionnée d’un redressement pouvant s’avérer très lourd. Par ailleurs, la constitution du dossier justificatif est complexe. L’entreprise doit non seulement inclure un rapport administratif et financier qui justifie chacune des dépenses intégrées dans l’assiette du CIR, mais surtout, elle doit rédiger le fameux rapport scientifique qui donne tant de mal aux déclarants. Nous vous rappelons aujourd’hui les erreurs les plus courantes commises dans la rédaction du dossier scientifique.
1. Négliger l’état de l’art
L’état de l’art est le socle fondamental de tout bon rapport scientifique du CIR. En effet, l’état de l’art est ce qui permettra à l’expert mandaté d’évaluer le niveau de connaissances scientifiques dans lequel s’inscrit votre projet de R&D. À partir de cet état de l’art, il pourra déjà se faire une première idée de l’éligibilité de votre projet, et surtout de son éventuelle inéligibilité.
À noter que l’expert chargé d’évaluer un dossier de CIR aura sans doute des connaissances approfondies dans le domaine concerné, mais ne sera pas nécessairement au courant des toutes dernières actualités relatives au projet. Ainsi, cet expert aura besoin d’un état de l’art fourni et étayé pour appréhender les supports scientifiques qui ont servi de référence au projet. Ces références doivent être citées et analysées au moment opportun. Rien n’est plus risqué qu’une liste d’affirmations qui ne soient pas strictement justifiées par un écrit scientifique.
En tant que société de conseil spécialisée, nous constatons fréquemment que les rédacteurs remplissent cette partie sans apporter le soin qu’elle requiert. Ils se contentent trop souvent d’une énumération d’articles et n’approfondissent pas leurs recherches. Pour en savoir plus sur les éléments clefs d’un bon état de l’art, retrouvez dès à présent notre article Comment bien rédiger son état de l’art ?
2. Délaisser les difficultés rencontrées et les verrous scientifiques
Dans un bon rapport de CIR, la description des difficultés rencontrées et des verrous scientifiques est le second élément incontournable.
Contrairement aux rapports internes ou aux articles, auxquels la plupart d’entre nous sont habitués, l’exercice du rapport scientifique du CIR requiert d’insister en profondeur sur ces éléments. Autrement dit, il faut décrire avec la plus grande précision toutes les difficultés, ce qui a posé problème et ce qu’il a fallu surmonter. Même si la tâche peut s’avérer frustrante, il est nécessaire de prouver qu’il y a matière à faire de la R&D, et donc à disposer du CIR, justement en évoquant la complexité du projet. Ainsi, ne craignez pas de décrire les limites éventuelles, ce qui n’a pas fonctionné ou ce que vous continuez d’ignorer.
Ces difficultés permettront de soulever et de légitimer les verrous scientifiques sur lesquels reposera l’ensemble de votre dossier justificatif. Voici quelques exemples de verrous scientifiques qui peuvent légitimer un projet la R&D :
- une absence de données dans la littérature scientifique sur une molécule, une espèce, …
- une incapacité à réaliser une amélioration (taille ou poids réduit, …) à partir de méthodes de fabrication actuelles fournies dans la littérature
Pour en savoir plus, retrouvez dès à présent notre article Comment bien rédiger les verrous scientifiques ?
3. Insister davantage sur les objectifs économiques plutôt que scientifiques et techniques
L’enjeu du rapport scientifique du CIR est de prouver que le projet s’inscrit dans une réelle démarche de R&D. Ainsi, l’énumération des objectifs économiques et financiers qui dépendent du projet n’a pas sa place dans le rapport, à l’inverse des objectifs scientifiques.
Voici des exemples d’objectifs scientifiques conformes à un projet de R&D éligible au CIR :
- Mesurer les propriétés d’une molécule
- Étudier le comportement d’une espèce
- Créer un algorithme
À l’inverse, voici quelques exemples d’objectifs économiques qui divergent des attentes de l’administration fiscale en matière de CIR :
- Améliorer l’existant pour rendre un produit plus rentable
- S’insérer sur un marché en développant un processus et/ou un produit nouveau
- Augmenter sa part de marché en réduisant les coûts liés à une étape de fabrication
Ces objectifs économiques, bien qu’ils puissent s’inscrire dans la stratégie globale de l’entreprise innovante et être en adéquation avec les objectifs scientifiques fondamentaux, ne doivent pas figurer dans le rapport scientifique du CIR.
4. Décrire les phases de travaux sans les relier aux verrous scientifiques
L’administration fiscale exige que chaque phase de travaux soit associée à la levée d’un verrou scientifique. Ce lien entre travaux effectués et verrous permet à l’expert de statuer sur l’éligibilité du projet. Ainsi, une phase de travaux non associée à un verrou peut être considérée comme non éligible par l’expert, qui considérera que seul un pourcentage des travaux présentés relève bien de la R&D et peut prétendre au CIR. Ce lien sécurise donc chaque aspect du CIR, d’où la nécessité d’identifier ses verrous avec précision.
5. Ne pas suffisamment détailler les travaux pour justifier les heures déclarées
Dans son dossier justificatif du CIR, l’entreprise va déclarer un certain nombre d’heures, allouées à des projets et des phases de travaux. Il est primordial que ces heures soient en cohérence avec le projet. Nous observons une augmentation de la vigilance de l’administration sur cet aspect en particulier.
Le meilleur conseil que l’on puisse donner à une entreprise déclarante est de répertorier de façon systémique les temps passés, bien avant de débuter la rédaction du rapport scientifique. Lors de la rédaction, l’entreprise devra décrire de manière détaillée les travaux et les données récoltées en adéquation avec le nombre d’heures déclarées.
6. Décrire des travaux sous-traités par des prestataires non agréés
Pour rappel, un prestataire peut obtenir un agrément lorsqu’il en fait la demande auprès de l’administration fiscale. Pour cela, il doit monter un dossier, similaire à celui du CIR, dans lequel il va présenter un des projets scientifiques réalisé. Ce dossier sert de support pour justifier qu’il est bien en mesure de faire de la R&D, du point de vue des exigences de l’administration fiscale.
L’agrément certifie que le prestataire conduit des activités éligibles au CIR et donc permet aux entreprises d’intégrer les sommes payées à ce prestataire dans leur assiette de CIR.
7. Négliger d’évoquer en conclusion les connaissances obtenues et capitalisées
Selon la définition donnée par le Ministère de la Recherche, pour qu’il y ait R&D, il faut qu’il y ait une augmentation du niveau des connaissances. Pour un rapport complet et pertinent, il faut donc prendre le soin de décrire avec précision en quoi les travaux entrepris ont donné lieu à un apport pour la communauté scientifique. Il est important de résumer les connaissances ou non-connaissances (autrement dit, que le résultat final soit positif ou négatif) acquises pendant l’année de recherche, ainsi que la manière dont peuvent être capitalisées ces connaissances au sein de l’entreprise.
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8. Omettre les indicateurs de R&D
Les publications, participations à des congrès spécialisés, conférences et collaborations avec des organismes recherche attestent de la présence de R&D. Aux yeux de l’administration fiscale, elles constituent des indicateurs forts et formels de R&D qui donnent une visibilité et une légitimité au projet. Elles correspondent à un argument d’autorité dans tout dossier de CIR, avec un effet devanture pour l’entreprise. Toutefois, il est possible d’être éligible au CIR sans l’existence d’indicateurs de R&D. Cependant, cette absence d’indicateurs peut être reprochée en cas de contrôle.
En savoir plus ?
Pour conclure, le CIR a avant tout vocation à « récompenser » les efforts de R&D. C’est dans cette optique que doit être rédigé le rapport scientifique. Le postulat du CIR est que, puisque le niveau de connaissances scientifiques actuel ne permet pas de résoudre les verrous du projet, les travaux de R&D entrepris sont nécessaires. Ainsi, le soin porté à la rédaction de l’état de l’art et des verrous scientifiques est ce qui prime dans tout bon rapport scientifique. Vous vous posez des questions sur l’éligibilité de vos travaux de R&D au CIR ? Vous voudriez obtenir l’avis de l’un de nos experts sur votre rapport scientifique ? N’hésitez pas à nous contacter pour obtenir une expertise gratuite.
